עבריתנניח שאתם מנהלים עסק…נניח.
ונניח שבמסגרת העסק אתם מוכרים מוצר או מספקים שירות .
ויש לכם לקוחות – תודה לאל והעסק פורח וצומח ומתפתח.
ואז לפתע פתאום ללא שום התראה מוקדמת, הלקוח חוזר עם המוצר והוא לא מרוצה או שאתם מספקים אותו שירות לאותו לקוח במשך הרבה מאוד זמן וכעת הוא רוצה לשנות: תנאי הספקה, תנאי תשלום, מחירים, דרישות מהמוצר או יותר גרוע הלקוח מבקש לקבל את כספו בחזרה או מאיים להפסיק את היחסים העסקיים.
ספקים ונותני שירותים רבים נמנעים מלחתום על הסכמים עם לקוחותיהם. אצל חלקם אפילו הזמנת העבודה נעשית בעל פה, אחרים כותבים תנאים שונים בכתב קטן על גבי חשבונית המס.
אחרים כותבים הסכמים אבל משום שיחסי הכוחות נוטים בבירור לטובת הלקוח (לדוגמא לקוחות מוסדיים או חברות ענק המזמינים מאות ואלפי מוצרים מספקים שונים) נראה שאין שום אפשרות לגרום ללקוח לחתום.
אז מה עושים?
אז קודם כל כותבים את התנאים ואת הגבולות שלכם ובשבילכם.
תנאים העומדים בדרישות החוק ובנוהגים הקיימים במשק.
לדוגמא לא ניתן במדינת ישראל להסיר אחריות מנזקי גוף. פשוט לא ניתן. ולא משנה כמה נותני שירותים (של ספורט אתגרי למשל) יכתבו זאת על גבי כתבי הויתור שהם נותנים ללקוחותיהם לחתום עליהם. זה פשוט לא יעבוד. ואם תתרשלו עדיין תהיו חייבים.
לכן – עדיף לא לרשום תנאים שלא יכולים להתקיים אלא פשוט לעשות ביטוח. ולא לחשוב שחתימת הלקוח תסייע – כי היא לא!
דוגמא נוספת – בהזמנות עבודה כדאי תמיד לציין את היקף העבודה המדויק. אם השירות ניתן ללא מאפיינים כאלו או אחרים או שהמוצר כולל מספר מסוים של מוצרים נלווים או תמיכה טכנית בהיקף מסוים – תציינו את זה ותהיו ספציפיים עם עצמכם.
אף אחד לא מכיר את העסק שלכם, את הצרכים שלו ואת התנאים שאתם יכולים או לא יכולים לספק יותר טוב מכם.
חשוב לכלול – היקף עבודה, אחריות לעבודה, שירות או מוצר, תשלומים, זמני הספקה, מה קורה עם מישהו מפר (קנסות וכו’) וכיוב’.
לאחר שהבנתם מה בדיוק אתם צריכים – תתייעצו עם איש מקצוע שיפנה את תשומת לבכם למה מקובל וחוקי ומה לא (ראו ערך נזקי הגוף למעלה) לאחר מכן תכינו בסיועו הסכם קצר בן עמוד אחד שיקרא הזמנת עבודה ותוודאו שלהסכם יש תקופת זמן קצובה (כלומר ההסכם נחתם לשנה, שנתיים, פר עסקה ספציפית(.
עם לקוח חוזר זה חשוב פי כמה. לפי החוק בישראל הסכם שלא נחתם לתקופה מסוימת ניתן לביטול בהודעה של זמן סביר מראש. ההשלכות של ביטול הסכם בפתאומיות עלולות להיות בעייתיות מאוד. חשוב גם לזכור אם חתמתם הסכם, תוקפו פג והמשכתם לקיימו יש לכם כעת הסכם בהתנהגות שניתן לאכפו או לבטלו בהודעה תוך זמן סביר מראש.
לאלו מכם שכותבים תנאים על גבי חשבונית המס – תזכרו שלהסכים צריך לפני העסקה ולא לאחריה. חשבונית המס אינה מחייבת את הלקוח , אז אל תערבבו מין שאינו במינו.
ונקודה אחרונה בהקשר זה – אם הלקוח מסרב בכל תוקף לחתום על הזמנת עבודה תעגנו את ההסכמות שלכם בהתכתבויות במייל עם האנשים המוסמכים בצד השני (לא בהודעות או בווטסאפ אלא במיילים). לצורך העניין מיילים מקיימים את כל התנאים הנדרשים להפיכת כתב להסכם ודי בהם למקרה שתהיה בעיה.